Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja Bagi Pegawai Negeri Sipil

Hukum Positif Indonesia-

Ketentuan Pasal 5 Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil menyebutkan, bahwa, “setiap instansi pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan pegawai negeri sipil berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja”, selanjutnya sesuai amanat Pasal 6 Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 2011 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil bahwa analisis jabatan dan analisis beban kerja dilakukan oleh instansi pemerintah mengacu pada pedoman yang ditetapkan menteri.

Berdasarkan uraian di atas, dalam hal ini Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi menerbitkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 1 Tahun 2020 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja.

Dalam uraian ini disampaikan mengenai:

Pengertian Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja

Analisis jabatan dan analisis beban kerja merupakan serangkaian istilah yang mempunyai pengertian masing-masing yang saling terkait satu sama lainnya.

Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan penyusunan data jabatan menjadi informasi jabatan.

Analisis Beban Kerja

Analisis beban kerja adalah teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efesiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja.

Pelaksana Analisis Jabatan dan Analasis Beban Kerja

Pelaksanaan analisis jabatan dan dan analisis beban kerja dilakukan oleh setiap instansi pemerintah yang terdiri atas:

1. Pemerintah pusat; dilaksanakan oleh unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi (JPT) Pratama secara fugnsional membidangi analisis jabatan dan analisis beban kerja.
2. Pemerintah provinsi; dilaksanakan oleh unit organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi (JPT) Pratama secara fungsional membidangi analisis jabatan dan analisis beban kerja.
3. Pemerintah kabupaten/kota; dilaksanakan oleh unit organisasi administrator yang secara fungsional membidangi analisis jabatan dan analisis beban kerja.

Tim Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja

Pelaksanan analisis jabatan dan analisis beban kerja dilakukan oleh tim yang dibentuk oleh Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) pada masing-masing instansi.

Tugas Tim

Tim analisis jabatan dan analisis beban kerja mempunyai tugas sebagai berikut:

1. Mengumpulkan data.
2. Menyusun informasi jabatan.
3. Memverifikasi data.
4. Mengumpulkan beban kerja selama satu tahun.

Tahapan Pelaksanaan Analisis Jabatan

Pelaksanaan analisis jabatan dilakukan dalam beberapa tahap, yaitu:

1. Persiapan
2. Pengumpulan data jabatan.
3. Pengolahan data jabatan.
4. Verifikasi jabatan.

Persiapan

Tahapan persiapan meliputi:

1. Perencanaan proses analisis jabatan.
2. Pembentukan tim.
3. Pemberitahuan kepada unit organisasi yang akan menjadi sasaran.
4. Penympaian formulis analisis jabatan dan petunjuk pengisiannya.

Pengumpulan Data Jabatan

Tahapan pengumpulan data meliputi:

1. Pengisian daftar pertanyaan.
2. Wawancara.
3. Observasi.
4. Referansi.

Pengolahan Data Jabatan

Pengolahan data jabatan meliputi:

1. Penyusunan uraian jabatan
2. Penyusunan spesifikasi jabatan.
3. Penyusunan peta jabatan.

Verifikasi Jabatan

Setelah melalui tahapan pengumpulan data dan pengolahan data, tahapan selanjutnya adalah melakukan verifikasi terhadap data yang ada. Hal-hal yang diperhatikan dalam melakukan verifikasi adalah:

1. Identitas jabatan; nama jabatan, kode jabatan, letak jabatan  dan ikhtisar jabatan.
2. Nama jabatan; adalah sebutan untuk memberi ciri dan gambaran atas isi jabatan, yang berupa sekelompok tugas yang melembaga atau menyatu dalam satu wadah jabatan, tugas, dan fungsi yang sama sebaiknya menggunakan nama jabatan yang sama.
3. Kode jabatan; adalah kode yang mempresentasikan suatu jabatan, yang dibuat untuk mempermudah inventarisasi jabatan.
4. Ikhtisar jabatan; iktisar jabatan atau ringkasan tugas adalah ringkasan dari tugas-tugas yang dilakukan, yang tersusun dalam satu kalimat yang mencerminkan pokok-pokok tugas jabatan.
5. Kualifikasi jabatan; adalah persyaratan yang harus dipenuhi oleh pegawai yang menduduki suatu jabatan, agar dapat melaksanakan tugas dengan baik.
6. Uraian tugas; paparan semua tugas yang merupakan upaya pokok pemangku jabatan dalam memperoses bahan kerja menjadi hasil kerja menggunakan perangkat kerja dalammkondisi tertentu.
7. Hasil kerja; adalah produk yang harus dicapai oleh pemangku jabatan.
8. Bahan kerja; adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) menjadi hasil kerja.
9. Perangkat kerja;  adalah acuan atau pedoman yang digunakan untuk mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja.
10. Tanggung jawab; adalah rincian atas segala sesuatu yang dipertanggungjawabkan kepada pemangku jabatan, beserta segi-seginya.
11. Wewenang; adalah hak dan kekuasaan pemangku jabatan untuk mengambil sikap atau menentukan sikap pengambilan keputusan.
12. Syarat jabatan; adalah persyaratan menimal lain yang dapat dipenuhi oleh pegawai untuk menduduki suatu jabatan, agar dapat melaksankan tugas dengan baik.

Hasil analisis jabatan yang telah dilakukan verifikasi kemudian ditetapkan oleh pejabat pembina kepegawaian.

Pelaksanaan Analisis Beban Kerja

Pelaksanaan analisis beban kerja bertujuan untuk:

1. Dapat terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efesiensi serta profesionalisme sumber daya manusia apatatur yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara.
2. Dapat menghasilkan tolok ukur bagi pegawai/unit organisasi dalam pembagian tugas serta melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa norma waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efesiensi kerja, dan standar beban kerja dan prestasi kerja, menyusun formasi pegawai, serta penyempurnaan sistem prosedur kerja dan manajemen lainnya.

Hasil analisis beban kerja nantinya dapat dijadikan tolok ukur untuk mengingkatkan produktivitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian. -RenTo260620-