Panduan Penggunaan Aplikasi Pendataan Tenaga Non-ASN

Hukum Positif Indonesia-

Pendataan tenaga non-ASN bertujuan untuk mengetahui seberapa berat dan besar tingkat kesulitan dalam penyelesaian pendataan tenaga non-ASN.

Dalam uraian ini disampaikan mengenai:

Pengguna Aplikasi Pendataan Tenaga Non-ASN

Pengguna aplikasi pendataan tenaga non-ASN adalah admin instansi.

Admin Instansi

Bagi pengguna aplikasi yang berstatus sebagai admin instansi, terlebih dahulu dilakukan registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku, setelah mendapat persetujuan dari Badan Kepegawaian Negara (BKN) maka instansi yang mengusulkan admin instansi yang bersangkutan dapat membuka aplikasi tersebut.

Selanjutnya admin instansi memasukkan username, dimana username tersebut adalah berupa Nomor Induk Pegawai (NIP) dari tenaga admin instansi yang didaftarkan oleh instansi pemerintah yang bersangkutan, dan telah disetujui oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN).

Kewenangan Admin Instansi

Admin instansi dalam melakukan pendataan tenaga non-ASN mempunyai kewenangan sebagai sebagai berikut:

• Dapat mengakses semua menu yang terdapat dalam aplikasi.
• Dapat melakukan pengaturan terhadap user atau pengguna lain.
• Dapat melakukan impor data melalui menu impor data.

Dalam rangka membantu tugas admin instansi, maka admin instansi dapat dapat melakukan pengaturan kepada tenaga non-ASN maupun Aparatur Sipil Negara (ASN) dengan status selaku user dalam penggunaan aplikasi pendataan tenaga non-ASN tersebut.

User

 Status user dapat diberikan kepada:

• ASN; dapat dilakukan pencarian berdasarkan NIP.
• Non-ASN: dapat dilakukan pencarian berdasarkan NIK.

Kewenangan User

Kewenangan user diatur oleh admin instansi dalam bentuk:

• Operator instansi; membantu admin dalam melakukan pengisian data tenaga non-ASN, hanya bisa mengisi dan melihat data yang sudah dimasukan.
• Helpdesk instansi; merupakan kewenangan untuk membantu menjawab pertanyan-pertanyaan yang muncul.
• Checker;
• Dashboard instansi;
• Operator admin; hampir sama dengan operator instansi, perbedaannya dengan operator instansi adalah bahwa operator admin dapat melihat data yang telah diisi tersebut untuk kemudian diimport oleh admin.

Cara Pengisian Data

Pengisian data dalam aplikasi pendataan tenaga non-ASN dapat dilakukan dengan cara:

1. Import Template yang telah disediakan oleh aplikasi.
2. Mengisi langsung pada aplikasi.

Import Template

Admin instansi dapat melakukan import data melalui menu import data yang disediakan berdasarkan data referensi yang ada dalam aplikasi.

Caranya adalah dengan mengunduh terlebih dahulu dengan format excel yang pada setiap kolomnya berformat “text”, dengan ketentuan:

• Data yang dimasukan paling banyak 200 data, karena untuk setiap datanya akan dilakukan verifikasi data melalui Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil berkenaan dengan Nomor Induk Kependudukan (NIK).
• Terhadap template excel yang diunduh tidak boleh dilakukan pengubahan dengan menambahan atau mengurangi baik kolom maupun hal lainnya.

Tahapan Pengisian Data dengan Menggunakan Template

Pengisian data dalam pendataan tenaga non-ASN terdiri dari 2 tahapan, yaitu:

• Tahap I
• Tahap II

Tahap I

Data template excel yang diimport pada tahap I adalah:

1. NIK; Nomor Induk Kependudukan.
2. Nomor KK; Nomor kartu keluarga (tidak wajib, tapi kolomnya jangan dihapus).
3. Nomor Peserta K-2; wajib isi jika bersatatus THK-2, jika bukan dapat kosongkan atau memberikan tanda – .
4. Nama Lengkap; sesuai dengan KTP, dengan menggunakan huruf kapital semua.
5. Tempat Lahir; wajib diisi terdiri dari 32 digit.
6. Tanggal Lahir; wajib diisi dengan format dd-mm-yyyy
7. Jenis kelamin; wajib diisi, L untuk Laki-laki dan P untuk perempuan.
8. Kode Pendidikan; wajib diisi untuk pendidikan pendidikan terkahir pada waktu pendataan terdiri dari 7 digit.
9. Nomor Ijazah; Wajib diisi untuk nomor ijazah dari pendidikan terakhir.
10. Nama Sekolah/Universitas; Wajib diisi untuk nama sekolah/universitas pendidikan terakhir.
11. Tanggal Lulus; wajib diisi untuk tanggal kelulusan dari pendidikan terakhir dengan format dd-mm-yyyy.
12. Kode Jabatan; wajib diisi kode jabatan terakhir yang diperoleh dari menu download referensi terdiri dari 7 digit.
13. Nama Jabatan; wajib diisi bagi nama jabatan tenaga non-ASN, dan boleh berbeda dari nama jabatan yang ada pada referensi.
14. Nomor SK; wajib diisi nomor SK berdasarkan syarat yang ada.
15. Tanggal SK; wajib diisi dengan format dd-mm-yyyy.
16. Tanggal Awal Kerja; wajib diisi bagi tenaga non-ASN berdasarkan SK yang dilampirkan, dengan format dd-mm-yyyy.
17. Tanggal Akhir Kerja; wajib diisi bagi tenaga non-ASN berdasarkan SK yang dilampirkan, maksimal 31 Desember 2021 dengan format dd-mm-yyyy.
18. Unit Organisasi (UNOR-ID); wajib diisi bagi tenaga non-ASN berdasarkan SK yang dilampirkan, terdiri dari 32 digit.
19. Nama Unit Organisasi (UNOR_NAMA); wajib diisi bagi tenaga non-ASN sesuai dengan nomenklatur yang terdapat pada SK penempatan yang dilampirkan.
20. Kode Pendidikan SK; wajib diisi bagi tenaga non-ASN sesuai dengan pendidikan yang tercantum pada SK, tediri dari 7 digit.

Tahap II

Data template excel yang dimport pada tahap II adalah: (jika diperlukan perubahan)

1. NIK; Nomor Induk Kependudukan wajib diisi bagi tenaga non-ASN yang telah terdata.
2. Nomor SK; wajib diisi.
3. Tanggal SK; wajib diisi.
4. Tanggal Awal Kerja; wajib diisi sesuai dengan SK yang akan diimport.
5. Tanggal Akhir kerja; wajib diisi sesuai dengan SK yang akan diimport.
6. Unit Kerja; wajib diisi sesuai dengan SK yang akan diimport.
7. Nama Jabatan; wajib diisi sesuai dengan SK yang akan diimport.
8. Nama Pendidikan; wajib diisi sesuai dengan SK yang akan diimport.
9. Jenis Penandatangan; wajib diisi sesuai dengan SK yang akan diimport, terdiri dari 4 digit yang diperoleh dari download referensi.
10. Jabatan Penandatangan; wajib diisi sesuai dengan SK yang akan diimport.
11. Pembayaran; Wajib diisi terdiri dari 1 digit yang diperoleh dari download referensi.

Setelah template excel diisi sesuai dengan format yang telah diunduh, maka admin instansi dapat mengunggah data tersebut melalui menu yang tersedia, kalau pengunggahan tersebut berhasil maka akan tampil informasi berupa tanggal dan waktu pengunggahan dengan status sukses atau gagal, sedangkan kalau status gagal, maka dapat dilihat hal-hal yang menyebabkan kegagalan tersebut, seperti Nomor Induk Kependudukan (NIK) tidak sesuai.

Seluruh data yang diimport harus sesuai satu sama lainnya, apabila salah satu saja tidak sesuai maka keterangan yang muncul setelah melakukan import data adalah status gagal.

Mengisi Langsung pada Aplikasi

Cara kedua dalam melakukan pengisian data berkenaan dengan pendataan tenaga non-ASN adalah dengan mengisi langsung pada aplikasi.

Hal-hal yang diisi langsung pada aplikasi sama dengan melakukan pengisian pada template excel, hanya saja pengisian dilakukan langsung pada aplikasi tanpa harus mengimport data yang hanya dapat dilakukan oleh admin instansi atau user tertentu lainnya yang ditugaskan oleh admin instansi.

Syarat dan Ketentuan dalam Pengisian Data

Dalam pengisian data tenaga non-ASN terdapat syarat dan ketentuan sehingga data dapat diterima. Adapun syarat dan ketentuan tersebut adalah:

1. Pegawai dengan syarat masih bekerja sampai saat ini (masa pendataan tenaga non-ASN berlangsung) di instansi yang bersangkutan.
2. Pernah memiliki satu tahun masa kerja, akumulatif dikarenakan terputus maupun tidak terputus.
3. Mekanisme pembayaran honorarium atau gaji melalui APBN atau APBD sebelum tanggal 31 Desember 2021.
4. Berusia minimal 20 tahun, dan maksimal 56 tahun pada 31 Desember 2021, kecuali untuk eks THK-2.

Data yang tidak dapat didata bagi Pegawai Non-ASN pada Menu Aplikasi

1. Tidak lagi bekerja pada instansi pemerintah terhitung sejak Agustus 2022 sampai dengan berakhirnya waktu pendataan.
2. Tidak memiliki masa kerja 1 tahun sebelum 31 Desember 2021 dengan mekanisme pembayaran honorarium atau gaji melalu APBN/APBD.
3. Usia tidak sesuai dengan persyaratan.

Untuk data yang telah berhasil diinput, masih dapat dilakukan penambahan data untuk melengkapi sesuai dengan keterangan yang tampil pada aplikasi.

Khusus bagi tenaga non-ASN THK-2 wajib untuk menginput nomor peserta/registrasi eks THK-2, termasuk status eks THK-2 yang sudah meninggal maupun yang sudah tidak aktif bekerja lagi wajib diinput oleh admin instansi.

Berdasarkan uraian tersebut diatas, perlu menjadi perhatian bahwa setelah semua data berhasil diisi, maka selanjut Badan Kepegawain Negara akan melakukan verifikasi dan konsfirmasi kepada tenaga non-ASN yang bersangkutan, untuk kemudian mendapatkan tanda bukti terdaftar dan berhak untuk mengikuti seleksi penerimaan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK). -RenTo280822-